Interview met Ritsaert Krauss
De visie achter Centrale Planning
In deze blog ga ik in gesprek met Ritsaert Krauss, mijn leidinggevende en tevens een van de oprichters van Centrale Planning. We bespreken hoe je kosteloos en efficiënt je personeelsplanning kunt regelen en de uitdagingen die Centrale Planning als startup ervaart.
Het ontstaan van Centrale Planning
Het idee om Centrale Planning op te richten ontstond enkele jaren geleden en Ritsaert vertelt hoe zijn jarenlange ervaring binnen de IT hem daartoe motiveerde.
“Zelf ben ik al meer dan 15 jaar werkzaam binnen de software op het gebied van Workforce Management. Denk hierbij aan software voor personeelsplanning, urenadministratie, recruitment, e-learning, employer branding en talentontwikkeling. Uit ervaring weet ik dat bedrijven momenteel veel uitdagingen ervaren binnen de bestaande personeelsprocessen en ik heb gezien dat veel ondernemingen moeite hebben om hun workforce efficiënt te beheren en een betrokken pool van medewerkers te creëren.”
Ritsaert was altijd betrokken bij de implementatie van software en eindverantwoordelijk voor de succesvolle adaptatie en tevredenheid van deze veranderingen door de gehele arbeidspool van de opdrachtgevers. Deze organisaties varieerde qua grote vanaf 50 medewerkers tot organisaties met meer dan 3500 medewerkers.
Ritsaert: “Als ik echter na een paar jaar terugkwam bij deze klant was ik altijd een beetje teleurgesteld over het gebruik. De meeste organisaties gebruiken namelijk slechts 20-30 % van de aangeboden functionaliteiten en vaak niet op de meest effectieve wijze. Nieuwe planners en gebruikers kregen meestal een beknopte inhouse training van een andere planner en werden zelden verder opgeleid of getraind. Dan kon je natuurlijk als software leverancier gaan upsellen en nieuwe ondersteuning bieden maar ik bleef mij altijd afvragen waarom is dat?“
Ritsaert denkt dat dit komt omdat Workforce Management niet de corebusiness is van deze organisaties! De expertise op het gebied van WFM en verandermanagement ontbreekt meestal en daardoor krijgt dit onderdeel operationeel en financieel te weinig prioriteit.
“Als bedrijven met kortcyclische werkprocessen zoals in de zorg, logistiek en evenementenbranche gaan groeien, krijgen ze te maken met uitdagingen op het gebied van personeelsplanning, tijdregistratie, poolbeheer, recruitment, Cao regelingen, arbeidskrapte, opleiding, veranderingsmanagement etc.”
De druk op de planafdeling en operatie is vaak hoog en het verloop is groot, waardoor kennis over de pool en het gebruik van de tools verdwijnt. Als planner is men veel tijd kwijt aan communicatie over de planning, de last minute veranderingen en de urenadministratie. Veranderende werkprocessen van de organisaties worden zelden vertaald in een nieuwe, meer efficiëntie inrichting van de software en de verschillende tools worden zelden effectief ingezet en naar volledige tevredenheid gekoppeld.
“Planning is een vak! Iedere medewerker en organisatie heeft in mijn ogen recht op professioneel Workforce Management.
Dit heeft mij gemotiveerd om met een oplossing te komen die ik nog niet eerder was tegengekomen in mijn werkcarrière,” aldus Ritsaert.
“Workforce Management is een vak, dus waarom besteedt je dit niet uit, waardoor je meer aandacht en tijd hebt voor de begeleiding en ontwikkeling van jouw medewerkers?
Samenwerken aan het werkgeluk van gehele pool en de inzet van de juiste tools leidt tot meer productiviteit en Employer branding waardoor organisaties zich kunnen onderscheiden. De huidige arbeidskrapte heeft daardoor een stuk minder negatieve invloed op jouw organisatie.”
Samen met zijn broer, Ro Krauss, zette hij de eerste stappen naar wat nu Centrale Planning is.
De service van Centrale Planning
Centrale Planning biedt een service en tools aan die zich richten op de begeleiding en betrokkenheid van alle interne en externe medewerkers van organisaties.
“Momenteel plannen wij voor de overheid ruim 650 zzp’ers, vaste en flexibele werknemers voor onze opdrachtgevers en regelen ook de urenadministratie, self-billing facturatie en benodigde koppelingen”. Ritsaert benadrukt het belang van autonomie voor medewerkers. “Wij vinden het erg belangrijk dat de medewerkers van een bedrijf zelf de regie blijven behouden. Denk aan beschikbaarheden opgeven, zelfroosteren en hun eigen gewerkte uren doorgeven. Het enige wat de opdrachtgever en haar leidinggevenden hoeven te doen, is het accorderen van de uren, eventueel beoordelen en begeleiden van de medewerkers op de werkvloer. De leidinggevende kunnen altijd het rooster en de gewerkte uren inzien, eventueel zelf plannen maar in overleg met de werkgever kunnen wij dit ook doen.”
Naast expertise op het gebied van verandering, communicatie en Workforce Management biedt Centrale Planning haar opdrachtgevers verschillende tools en functionaliteiten, zoals de Centrale Planning app, de Recruitment Game, Digital Academy (e-learning), Zelfroostering, BI Rapportages en verschillende vormen van Tijdregistratie.
Verlies van regie? Integendeel!
Een veelvoorkomende zorg is dat bedrijven de regie kwijt zouden raken bij het inschakelen van een externe service als Centrale Planning. Ritsaert begrijpt dit gevoel maar weerlegt deze angst.
“Vaak haken mensen af wanneer ik in een gesprek onze service probeer uit te leggen. Ze zijn bang dat ze zelf niks meer te zeggen hebben over de planning of communicatie met de medewerkers, maar dat is juist wat we willen voorkomen. Wij worden eigenlijk die ervaren collega die de organisatie bijstaat in de tijdrovende personeelsplanning, uitbreiding van de pool, urenregistratie, verloning en nog veel meer. Dit geeft de leidinggevenden meer ruimte om zich te focussen op de corebusiness en meer persoonlijke aandacht voor de kwaliteit van arbeid en begeleiding van de medewerkers. Samen creëren we een betrokken en vooral gelukkige pool van werknemers en besparen we tijd voor oprechte aandacht. Een trotse Workforce leidt tot meer employer branding en referral recruitment waarmee we de negatieve effecten van de arbeidskrapte beter kunnen bestrijden tegen lagere kosten.”
Voor bedrijven die al eigen planners in dienst hebben, biedt Centrale Planning maatwerk.
“Wij kunnen onze service aanpassen aan de behoefte van de werkgever. Daarnaast leiden we planners op om hen efficiënter te leren plannen en de kosten te verlagen. We willen absoluut niet een baan of taak van iemand overnemen. Het is juist fijn om te zien dat een bedrijf al in planners heeft geïnvesteerd.”
Uitdagingen als startup
Hoewel Centrale Planning nog niet heel lang bestaat, zijn er al de nodige uitdagingen overwonnen en mooie klanten geworven en succesvol geïmplementeerd. Er worden nu al ruim 650 medewerkers en freelancers door Centrale planning gepland.
“De moeilijkste sales uitdaging is dat je je product en service moet pitchen aan mensen die nog nooit van ons of onze unieke dienstverlening hebben gehoord. Ik doe het met veel passie en liefde, maar soms blijft dit toch een uitdaging, vooral als een bedrijf het gevoel heeft dat ze geen regie meer behouden of dat wij hun bedrijfscultuur onvoldoende kennen,” vertelt Ritsaert. De autonomie van bedrijven en de samenwerking met hun medewerkers staat voorop bij Centrale Planning.
“We vinden juist de verschillende bedrijfsculturen en werkprocessen waar we mee te maken hebben erg interessant en kunnen ons meestal makkelijk aanpassen en inleven in de betreffende doelgroep.”
Ritsaert’s visie en de service van Centrale Planning bieden een vernieuwende aanpak in Workforce Management, waarbij de autonomie van werknemers, het werkgeluk van de pool en de efficiëntie van bedrijfsprocessen hand in hand gaan. Met een persoonlijke benadering en maatwerkoplossingen, streeft Centrale Planning ernaar een betrouwbare partner te zijn voor bedrijven in hun personeelsbeheer. Organisaties besparen hierdoor veel tijd en geld aan tools en opleiding die zij succesvol kunnen inzetten om de kwaliteit van arbeid en de betrokkenheid van alle interne en externe medewerkers te vergroten.
